Program İçeriği ve Özellikleri

Program Hakkında

Araç kiralama işi yapıyorsanız ve kiralama ofisinizdeki tüm muhasebesel işlerin güvenli ve düzgün bir şekilde kayıt altına almak istiyorsanır bu işlemleri yapacaz bir yardımcıya ihtiyacınız var demektir. Firmamızın geliştirdiği rent a car programı, kiralama, rezervasyon, bakım, gelir, gider, kasa, alım satım ve daha bir çok işlemi içerisinde barındır. Programın kolay kullanım arayüzü, yüksek güvenlikli yetki sistemi ile siz ofisinizde olmasanız bile işler hatasız yürür. Gelişmiş yetki sistemi ile programı kullandıracağınız çalışanlarınıza sadece kendi işlerini yapabileceği menüler dışında farklı bölümleri kapatabilir, eski kayıtlar üzerinde değişiklik yetkilerini kısıtlayabilir, uzatma ve erken dönüş işlemlerinde tam güvenli gerçekleştirilebilir. Bir çok firmanın ortak problemi olan çalışanların kayıtlar üzerinde oynaması ile kendilerine rant sağladığı çalışma ortamlarında, kayıtların güvenli bir şekilde kontrolü büyük bir ihtiyaçtır. Firmamız bu gibi durumlar için program içerisindeki gömülü kontrol sistemi ile artık kafanız rahat !. Birden fazla ofisle çalışan firmalarda, tüm merkezleri aynı program çatısı altında toplayıp kayıtları tek elden kontrol etmek isterler. Programımız güçlü veri tabanı sayesinde, şubeleriniz dünyanın neresinde olursa olsun aynı alt yapıyı kullanarak işlemleri kayıt altına alır, siz tek noktadan kontrolü sağlayabilirsiniz. Araçların şubeler arası trasferi sayesinde hangi aracın hangi şubede olduğu anlık olarak takip edilir. Müşteri dilerse aracı aldığı şubeden farklı bir şubeye bırakabilir; program sözleşme sırasında belirlenen iade merkezine göre araçları otomatik olarak program içerinde transferini sağlar.

Tanımlar Menüsü

• Araç bilgilerinin kaydı (marka,model,yılı,plaka,grup,renk,silindir hacmi, motor gücü, yakıt, km durumu, vites tipi)
• Zorunlu trafik sigortası, kasko, vize, bakım, yakıt durumu takibi ve bunların istenilen periyotta uyarılması
• Araçların kiralama ve rezervasyonlarını takvim üzerinde görüntüleme
• Araç hasar formu ile vuruk ve çizik yerlerin takibi
• Araçların banka kredi takibi ve ödeme durumlarının takibi
• Müşteri bilgilerinin kaydı (Kimlik Bilgileri, Pasaport Bilgileri,Ehliyet Bilgileri, Alınan belgeler, Referanslar)
• Müşteri evraklarının resim olarak dosyadan ve tarayıcıdan alınıp programa kaydedilebilmesi (Kimlik, Ehliyet ve Pasaport fotokopisi gibi.
• Şirketin çalıştığı banka ve kullandığı kasaları, kasa kartında tanımlayabilme.
• Kasalar yetkili ve onay tarihi verebilme
• Program dahilinde kullanılacak olan dövizlerin tanımlanması
• Hareket grubu tanımları ile şirket harcamaları, Araç giderleri gruplayabilme.
• Araç grupları tanımı ile araçları gruplandırıp, gruplara istenilen tarihler arası istenilen gün periyoduna günlük kiralama fiyatı tanımlayabilme. Ayrıca Müşteri ve Acentelere özel fiyat tanımları.
• Farkı Ofisleri bulunan firmaların araçlarını ofislere göre ayıra bilme ve birbiri arasında transferini sağlayabilmek için Şube tanımları ve transer hareketleri

İşlemler Menüsü

• Araç kiralama ekranında kiradaki kayıtlar, rezervasyonlar ve eski kayıtları ayrı ayrı görebilme,istenilen alana göre sıralama ve gruplandırma olanağı
• Araç kiralamada müşteri, araç ve fiyat grubu seçimlerinde gelişmiş bileşen sistemi ile kolay kullanım ve ödeme tipleri ile cari ve kasaya tam entegrasyon.
• Kiralamada yakıt durumu,alış ve iade km durumu ve ek şoför bilgilerinin kaydedilebilmesi
• Araç kiralamada aracı firmalar varsa kiralama işleminde komisyoncu firma seçimle, bu firmaların komisyon tanımı ve ödemelerini c/h bazında takip edebilme
• Araç kiralamada hasar ve ceza işlemlerinin takibi
• Erken Dönüş ve Uzatmaların Takibi için entregre sistem
• Araç kiralamalara ödeme planı tanımlanarak ödemelerin taksitli ve belirli periyotta ödenmesi için uyarı sistemi
• Her kiralamaya ait otomatik faturalandırma ve fatura yazdırma sistemi
• Kiralama kayıtlarında otomatik sözleşme yazdırma ve sözleşmeleri isteğe göre tasarlayabilme imkanı.
• Kiralama sırasında araç çıkış ve iade ofisi seçimi ile aracın farklı ofisler arasında otomatik transferi
• Kiralamada verilen aksesuarların takibi
• Araç bakım bölümünde araçların onarım ve periyodik bakımlarının kaydı tutulabilir ödemelerinin kaydını otomatik olarak masraf ve araç kartına entegrasyonunu yapabilirsiniz.
• Araç giderleri menüsünden araçlara yapılan tüm masraf kayıtları girilebilir, bu kayıtlar şirket masraflarına, kasaya ve araç kartına otomatik işlenir.
• Fatura işlemleri menüsünden daha önce kiralamalardan oluşturulmuş faturaları görebilir, düzenleyebilir, silebilir, yeni fatura ekleyebilir ve yazdırabilirsiniz.
• Kasa İşlemleri bölümünde tahsilat, ödeme, masraf, kasa ve banka virman işlemleri ile şirket masraf kayıtları girilir.
• Cari işlemleri bölümünden herhangi bir sebepten dolayı işlemsiz olarak cariye borç yada alacak dekontu girilmesi sağlanır
• Araç görev kaydı ile şirket içi yada dışı kiralamadan özel kullanıma mahsus araç hareketlerinin takibi yapılabilir
• Şubeler arası transfer ile aracın kiralama yada farklı şubeye göndereiminin kaydını girebilir böylelikle çok şubeli rent a car firmalarında şubelerdeki araç kontrolünü yapabilirsiniz.
• Araç Gelir kartı ile, aracın kiralamandan başka oluşan gelirlerini kaydedebilme (Sigorta ve satış gelirleri vb)

Raporlar Menüsü

• Rapor menüsünde verilen kriterlere uygun raporların ön izlemesi ve yazdırılması sağlanır.
• Müşteri Hareket Raporu; Müşterilerin yaptığı kiralama, borç, alacak, tahsilat, ödeme işlemlerini borç alacak şeklinde listeler ve toplamlarını verir
• Müşteri Durum Raporu; Tanımlı tüm müşterilerin yada istenilen müşterinin son durum raporunu tek yada çoklu dövizli olarak son durum bakiyesini verir.Bu ekranda bakiye durumu olarak, bakiyesi olan, olmayan, borçlu yada sadece alacaklıların da listeleme imkanı vardır.
• Komisyoncu hareket raporu; Komisyon verilen firmaların hareketlerini ve bakiye durumlarını listeler
• Bakım hareket raporu; Aracın periyodik bakımlarının listesini istenilen kriterde listeler
• Kasa Raporları; Kasa raporlarında kasa hareketleri, son durumları, kasa virman hareketleri, masraf hareketleri ve günlük kasa toplamlarının raporu alınır.
• Araç durum raporunda; araçların bazı bilgileri ile kira ve bakım durumları ofis bazında gruplu olarak listelenir. Araç durumu grafiği ve ile araçların km hareket raporlarıda listelenebilir
• Araç kiralama raporunda kiralama hareketlerinin listesi ile bunların istatistiksel toplamları alınır.
• Araç Kiralama Takviminden mevcut araçların grup ,kod ve kiralama/rezerve tarih kriterli durumlarını takvim üzerinde net olarak görünüp bu rapor üzerinden araçlarınızın kiralama kordinesini yapabilirsiniz.
• Rezervasyon raporlarında girilen rezervasyon kayıtlarının istenilen kritere göre listesi alınır.
• Takipler adlı raporda; tanımlı araçların sigorta,vize,bakım ve kaskolarının bitiş tarihleri ve kaç gün yada km kaldığı bilgileri listelenir.
•  Araç kredi raporunda; kredi takibi yapılan araçların toplam kredi toplamınıi ödenen ve kalan tutarların listesi ve istenirse taksit ayrıntıları alınabilir.
• Gün sonu raporunda; verilen tarihteki gün içinde yapılan bütün hareketlerin bir listesini tek raporda alınabilir,
• Firma durum raporunda; firmanın dönembaşı değerleri, dönem içi kazan. ve masrafların farkını alarak tüm dönem içindeki kar ve zararı verir

Parametreler

• Kullanıcı tanımlarında; programa girişteki kullanıcı tanımı ve şifreleri belirlenir.
• Her kayıt girişi ve düzenleme işleminde o kaydı ekleyen yada düzenleyen kullanıcı bilgisi tarih ve saat bilgileri ile birlikte kaydedilir
• Her kullanıcıya özel program ayarları ve gelişmiş menü yetkileri verilir.Bu menü yetkilerinde silme ekleme düzeltme yetkisi yanında tüm detay menülerinde kısıtlanabilir.
• Kullanıcılara eski tarihli işlemleri silme düzeltme yetkisini kaldırma ve eski tarihli işlem yapma yetkisini kaldırabilme özelliği
• Firma bilgileri menüsünde firmanın bilgileri ile programa parametre alınır veya program içindeki bilgilerin temizlenmesi sağlanır(yeni dönem için)
• Fatura form ayarlarında; fatura bölümünde yazdırılacak faturaların alanlarının fatura üzerinde belirli yerlere gelmesi için ayar yapılır
• KM kontrol sayacında araç kartına işlemiş km durumu ile son km hareketi karşılıklı listelenebilir
• C/H bakiye kontrol formu ile cari hesap kartındaki bakiyeler ile hareket bakiyeleri karşılaştırılabilir.
• Program yedekleme formu ile programınızdaki bilgileri tek dosya halinde yedekleyip saklamanıza olanak tanır.

Genel Olarak

• Tüm listeleme ekranlarında kullanılan Excel'e benzer grid sisteminde tüm alanlarda filtreleme ve gruplama işlemi yapılabilir
•  İstenirse herhangi bir listeleme ekranında kullanılmayan bir alan kaldırılabilir ve listeler özelleştirilebilir
• Tüm listeler detay menüsündeki Excel'e aktar komutu ile xls formatına dönüştürülebilir.
• Program her açılışta; yaklaşan kredi ödemeleri, geriye dönmesi gereken ve günü geçen kiralamaları, kasko, vize, trafik sigortası ve bakımı yaklaşan araçların uyarıları görüntülenir.
• Program içindeki tüm özelleştirmeler kaydedilir ve sonra aynı ayarların yüklenmesi sağlanır
• Programımız güçlü veri tabanı MySQL sayesinde verilerinizin güvenliği ve sağlamlığını %99.9 garanti altında tutar.
• Donanım arızaları hariç elektrik kesilmelerinden etkilenmez
• Programa farklı ofislerinizden internet üzerinden erişebilir, tıpkı ofisinizdeki gibi çalışabilirsiniz. İstenirse farklı ofislerden online çalışma imkanı sunar